Penjaga Catatan Jemaat
Karena mereka yang melayani dengan baik beroleh kedudukan yang baik sehingga dalam iman kepada Kristus Yesus merekadapat bersaksi dengan leluasa. 1 Timotius 3:13
PENTINGNYA SEKRETARIS JEMAAT
Banyak dari fungsi efisiensi jemaat bergantung pada sekretaris. Oleh karena fungsi penting dan khusus dari tugas ini, maka adalah bijaksana untuk memilih seseorang yang dapat dipilih kembali pada masa jabatan yang berikut agar pencatatan dan laporan dapat berlangsung secara berkelanjutan.
Dalam jemaat besar dapat dipilih seorang asisten sekretaris sesuai kebutuhan. Jika karena satu hal penting sekretaris tidak bisa hadir dalam konferensi jemaat, maka harus diatur agar asistennya hadir untuk mencatat keputusan-keputusan yang dihasilkan. (Lihat Catatan, #4, hlm. 239).
Tidak Ada Nama yang Ditambahkan atau Dikeluarkan Tanpa Pemungutan Suara
Sekretaris jemaat tidak memiliki wewenang untuk menambah atau mengeluarkan nama dari catatan keanggotaan tanpa pemungutan suara dari jemaat, kecuali dalam kasus kematian. Jika se-orang anggota meninggal dunia maka sekretaris harus secepatnya men-catat tanggal kematian di samping nama itu dalam buku keanggotaan. (Lihat hlm. 74).
TUGAS-TUGAS SEKRETARIS
- Sekretaris majelis dan pertemuan lainnya.
Meskipun kadang-kadang seorang sekretaris gereja dilimpahkan tanggung jawab ini, namun merupakan tugas sekretaris untuk memastikan bahwa tugas ini dilaksanakan dan dicatat dengan benar dalam catatan gereja.
Salinan resmi risalah harus mencakup salinan lengkap seluruh laporan, dokumen dan laporan keuangan. Ini adalah catatan publik yang dapat dilihat oleh anggota gereja.
- Perpindahan Anggota.
Sekretaris jemaat menangani surat menyurat antara anggota perorangan dan jemaat dalam perpindahan keanggotaan jemaat. (Lihat hlm. 47-52).
Sekretaris juga mengisi formulir sertifikat dan laporan ketika seseorang dibaptis atau membuat pengakuan iman. Bekerja sama dengan para guru Sekolah Sabat, Anda harus menaruh perhatian yang besar dalam mencatat setiap anggota, mencatat mereka yang tidak hadir secara teratur dan mereka yang tidak hadir.
Ketika seorang anggota pindah, sekretaris gereja harus berusaha untuk tetap berhubungan dengan mereka dan segera menghubungi pendeta di distrik baru agar dia mengunjungi mereka dan mendorong mereka untuk pindah ke gereja yang baru.
- Surat Menyurat dengan Anggota.
Sekretaris jemaat harus berusa-ha untuk mengadakan kontak dengan anggota-anggota yang tidak hadir. (Lihat Catatan #5, hlm. 238).
- Memperhatikan Para Utusan Rapat Umum Konferens
Sekretaris jemaat atas wewenang dari majelis jemaat, memberi surat resmi bagi se-mua utusan yang dipilih untuk mewakili jemaat pada rapat umum kon-ferens dan secepatnya mengirim nama-nama mereka kepada sekretaris konferens. Semua blangko isian untuk catatan, laporan, kredensi, surat jemaat, dan lainnya disediakan oleh kantor konferens. (Lihat hlm. 153).
- Laporan Harus Dikirim Secepatnya
Sekretaris jemaat harus de-ngan secepatnya melengkapi laporan-laporan yang diperlukan konfe-rens. Sebagian laporan bersifat tahunan, yang lain triwulan.
Adalah penting agar laporan-laporan itu dikirimkan kepada sekretaris konfe-rens pada waktu yang ditentukan, karena itu penting untuk keakuratan laporan yang disediakan oleh organisasi-organisasi lain dari Gereja kita sedunia. Sekretaris jemaat mengumpulkan informasi untuk laporan ini dari ketua-ketua, bendahara dan para pemimpin departemen.
Baca Juga:
- Catatan Jemaat
Sekretaris jemaat menyimpan catatan jemaat, yang harus dijaga dengan hati-hati. Semua catatan dan buku rekening dari semua pengurus jemaat adalah milik jemaat; ini harus diserahkan kepada sekretaris jemaat yang baru pada akhir masa tugas, atau kepada jemaat kapan saja selama masa tugas sesuai permintaan pendeta atau ketua.
- Direktori Gereja.
Merupakan tanggung jawab sekretaris untuk membuat direktori gereja yang diperbarui sesuai kebutuhan.
Ini dapat dicetak, difotokopi, atau diproduksi untuk gereja oleh salah satu perusahaan yang membuat direktori foto. Ini harus mencakup pasangan yang bukan anggota dan anak-anak yang belum dibaptis dari rumah tangga yang berhubungan dengan gereja, serta peserta tetap yang belum dibaptis.
Sebaiknya sertakan pernyataan bahwa “ini bukan daftar keanggotaan resmi.” Tujuannya adalah untuk memperlancar silaturahmi dalam jamaat.
- Membuat agenda dan notulen rapat dan memfilenya dengan baik.
- Mengelola data keanggotaan jemaat melalui ACMS dan Manual.
- Bekerja sama dengan diaken dan diakenes, SS/PP, membuat data kehadiran setiap kebaktian.
Karunia Rohani yang Sesuai:
Menolong – Sekretaris, sebagai penjaga catatan gereja adalah sumber informasi tentang banyak hal dan sangat membantu dalam menyediakan statistik, sejarah, dan prosedur gereja.
Administrasi – Karunia administrasi adalah kemampuan khusus yang diberikan Allah kepada anggota-anggota tertentu dalam Tubuh Kristus untuk memahami dengan jelas tujuan-tujuan jangka pendek dan jangka panjang dari suatu unit tertentu dalam Tubuh Kristus dan untuk merancang dan melaksanakan rencana-rencana yang efektif untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. sasaran.
Keteraturan – Kemampuan untuk menyimpan catatan secara teratur dan menyampaikan laporan tepat waktu.
Komitmen Waktu: Satu hingga dua jam per minggu.
